메일 저널링 기능이 뭔가요? 기업 보안 관리자가 알아야 할 완벽 가이드
- IT/네트워크(Network)
- 2025. 7. 13.
메일 저널링 기능의 정의부터 구축 방법까지! 기업 메일 보안 관리와 컴플라이언스 준수를 위한 필수 기능을 쉽게 알아보세요. 실무 적용 팁과 주의사항까지 한 번에 정리했습니다.
혹시 회사에서 직원들의 메일을 모두 백업해야 한다는 이야기를 들어본 적 있으신가요? 아니면 컴플라이언스 담당자가 “메일 저널링을 구축해야 한다”고 말하는 걸 들었을 수도 있겠죠.
오늘은 기업 메일 보안의 핵심 기능인 메일 저널링에 대해 알기 쉽게 설명해드릴게요. IT 관리자뿐만 아니라 보안 담당자, 컴플라이언스 업무를 하시는 분들도 꼭 알아두셔야 할 내용이에요.
메일 저널링이 정확히 뭔가요?
저널링의 기본 개념 이해하기
저널링(Journaling)은 원래 데이터베이스나 파일 시스템에서 사용하는 용어예요. 스토리지에 데이터를 저장하기 전에 Journal 영역에 데이터의 변경 이력을 먼저 저장하고, 그 다음에 실제 스토리지에 데이터 변경 내역을 저장하는 방식을 말해요.
이 개념을 메일 시스템에 적용한 것이 바로 메일 저널링이에요.
메일 저널링의 정의
메일 저널링은 메일 사용자들의 모든 메일을 특정 관리자 계정으로 자동 저장하는 기능입니다.
쉽게 말해서, 직원 A가 직원 B에게 메일을 보내면:
- 직원 A의 보낸 메일함에 저장됨
- 직원 B의 받은 메일함에 저장됨
- 동시에 관리자 계정에도 자동으로 복사본이 저장됨
이렇게 모든 메일이 중앙 관리자 계정에 백업되는 시스템이 바로 메일 저널링이에요.
왜 메일 저널링이 필요한가요?
1. 법적 컴플라이언스 준수
많은 기업들이 금융감독원, 개인정보보호위원회 등 규제 기관의 요구사항을 충족해야 해요. 특히 금융회사, 상장회사, 공공기관에서는 메일 보관 의무가 있는 경우가 많죠.
2. 내부 감사 및 조사
- 내부 부정행위 조사 시 증거 자료 확보
- 업무 분쟁 발생 시 메일 내용 확인
- 프로젝트 히스토리 추적 및 관리
3. 데이터 손실 방지
직원이 실수로 메일을 삭제하거나 계정이 해킹당해도 관리자 계정에 백업본이 안전하게 보관되어 있어요.
4. 보안 모니터링
- 의심스러운 메일 활동 탐지
- 정보 유출 시도 모니터링
- 외부 공격 패턴 분석
메일 저널링 구축 방법
Microsoft Exchange Server에서 구축하기
1. 저널링 사서함 생성
New-Mailbox -Name "JournalMailbox" -UserPrincipalName journal@company.com
2. 저널링 규칙 설정
- Exchange 관리 센터 접속
- 메일 흐름 > 저널링 규칙 선택
- 새 규칙 추가로 전체 조직 대상 설정
3. 저널링 보고서 주소 설정
Set-TransportConfig -JournalingReportNdrTo journal-reports@company.com
Google Workspace에서 구축하기
1. 관리 콘솔에서 설정
- Google 관리 콘솔 접속
- 앱 > Google Workspace > Gmail
- 고급 설정 선택
2. 콘텐츠 규정 준수 규칙 생성
- 받는 사람 주소 추가: journal@company.com
- 적용 대상: 모든 사용자
- 메시지 조건: 모든 메시지
전용 저널링 솔루션 활용
주요 솔루션들
- Barracuda Message Archiver
- Mimecast Email Archive
- Proofpoint Enterprise Archive
- 국산 솔루션: 지니언스, 소만사 등
메일 저널링 운영 시 주의사항
1. 저장 용량 관리
메일 저널링을 구축하면 저장 용량이 급격히 증가해요.
| 직원 수 | 일일 메일량 | 월간 저장 용량 |
|---|---|---|
| 100명 | 평균 50통/일 | 약 15GB |
| 500명 | 평균 50통/일 | 약 75GB |
| 1000명 | 평균 50통/일 | 약 150GB |
2. 개인정보 보호법 준수
- 수집 목적 명시: 취업규칙이나 개인정보 처리방침에 명시
- 보관 기간 설정: 필요 이상으로 장기간 보관 금지
- 접근 권한 제한: 최소한의 관리자만 접근 가능하도록 설정
3. 성능 최적화
인덱싱 설정
- 제목, 발신자, 수신자 필드 인덱싱
- 첨부파일 내용 검색 인덱싱
- 날짜별 파티셔닝 적용
아카이빙 정책
- 6개월 이상 된 메일은 별도 아카이브 스토리지로 이동
- 중요도별 보관 기간 차등 적용
- 자동 삭제 정책 설정
실무에서 자주 하는 실수들
1. 무분별한 전체 저장
❌ 잘못된 방법: 모든 메일을 무조건 저장
✅ 올바른 방법: 업무 관련 메일만 선별적으로 저장
2. 백업 없는 단일 저장
❌ 잘못된 방법: 저널링 계정 하나에만 저장
✅ 올바른 방법: 주기적인 백업과 이중화 구성
3. 접근 권한 관리 소홀
❌ 잘못된 방법: 여러 직원이 저널링 계정 접근 가능
✅ 올바른 방법: 최소 권한 원칙 적용, 접근 로그 관리
저널링 데이터 활용 팁
1. 검색 효율성 높이기
- 고급 검색 필터 활용
- 정규식 패턴 매칭
- 메타데이터 기반 검색
2. 리포팅 자동화
- 월별 메일 통계 자동 생성
- 이상 행동 패턴 알림 설정
- 컴플라이언스 보고서 자동 작성
3. 보안 이벤트 연동
- DLP(Data Loss Prevention) 솔루션 연동
- SIEM(Security Information Event Management) 연동
- 위협 인텔리전스 피드 활용
앞으로의 메일 저널링 트렌드
1. 클라우드 기반 솔루션
- SaaS 형태의 저널링 서비스 확산
- 멀티 클라우드 환경 지원
- API 기반 통합 관리
2. AI 기반 분석
- 자연어 처리를 통한 메일 내용 분석
- 머신러닝 기반 이상 패턴 탐지
- 예측 분석을 통한 보안 위협 사전 차단
3. 제로 트러스트 보안
- 모든 메일 검증 원칙 적용
- 동적 권한 관리 시스템
- 컨텍스트 기반 접근 제어
마무리하며
메일 저널링은 단순한 백업 기능이 아니라 기업의 컴플라이언스 준수와 보안 강화를 위한 필수 기능이에요. 특히 재택근무가 늘어나고 클라우드 메일 사용이 증가하면서 그 중요성이 더욱 커지고 있죠.
하지만 구축할 때는 개인정보 보호, 저장 용량, 성능 최적화 등을 종합적으로 고려해야 해요. 무작정 모든 메일을 저장하기보다는 회사의 상황에 맞는 맞춤형 저널링 정책을 수립하는 것이 중요합니다.
여러분의 회사에서도 메일 저널링 구축을 고민하고 계신가요? 댓글로 궁금한 점을 남겨주시면 경험을 바탕으로 답변해드릴게요!